外国と取引のある会社に勤務している場合、社内または取引先と英語で会議をすることがよくあります。このとき、英語会議の司会として会議をリードするときは、誰でも英語会議の進め方に不安を感じるものです。

そこで、英語会議を進めていく上でのポイントと、実際に使える英会話フレーズを誰でもわかりやすく紹介します。これにより、あなたにとって初めての英語会議の司会でも問題なく乗り切れます。

英語会議を進めていく上でのポイントとして、下記の3点があげられます。

  • 英語会議の目的とアジェンダ(議題)を明確にする
  • 英語会議の進め方のプロセスと実際に使える英会話フレーズ
  • 英語会議でのQ & Aの対処方法

それでは、まず英語会議の準備から解説します。

英語会議の目的とアジェンダ(議題)を明確にする

日本人だけの会議の場合、何の方向性も決めず議論だけで終わってしまうことがあります。しかし、会議の本来の目的は、議論することにより会議の最後に意思決定をすることです。そして、会議の前に会議の目的とアジェンダ(議題)を明確にしてください。

例えば、会議の目的を「来年の営業利益を上げるため、アクションプランを作る」とした場合、議論することは、「製品の価格の値上げ」、「コストの削減」、「カスタマーサービスの向上」となります。また、それぞれのアジェンダを議論する場合のセッションの責任者を決めておきます。

これにより、英語会議の議事進行をスムーズに運ぶことができます。

会議の日程とスケジュールを決める

さらに、海外の顧客を会議へ招待したり、会議後に工場見学したりアクティビティを行うなど、あらゆる可能性を考慮して日程と会議のスケジュールを決めていきましょう。

日程と会議のスケジュールは出席者に早めに連絡しておきます。出席者にアジェンダの情報を収集する時間的な余裕を与えるためです。そして、出席者の人数を確認して、人数に適応する広さの会議室を確保してください。

会議ではスケジュール(下記)をスクリ-ンに映しておきましょう。出席者はアジェンダを明確に認識でき、次の予定もすぐに確認することができます。

次は、英語会議の進め方のプロセスと、各プロセスにおいて実際に使える英会話フレーズを解説いたします。

英語会議の進め方のプロセスと実際に使える英会話フレーズ

英語会議プロセスは、紹介 (Introduction)、本題(Body)、締め(Closing) の3部で構成されています。

まずは、紹介(introduction)の場合において、使える英会話フレーズを含めて解説していきます。

紹介(Introduction)

英語会議の本題にはいる前のオープニングパートです。司会者の挨拶(Welcome remarks) から始まります。司会者(Chairperson) として次の順序で英語会議を進めていきましょう。

  1. 挨拶(Greeting)
  2. 会議を開く背景の説明(Background)
  3. 会議の目的を明確にする(Objective)
  4. 会議のアジェンダを明確にする(Agenda)
  5. 会議での役割を決める(Role)
  6. 会議のスケジュール確認(Check)
  7. 本題へ移行(Transition) 

以下では、それぞれについて確認していきます。

1. 挨拶(Greeting)

司会者が会議の出席者へ挨拶をするときのフレーズです。(Welcome remarks) ゆっくり大きな声で、和やかな雰囲気で始めましょう。

Hello everyone.

皆さん、こんにちは。

Good morning.

おはようございます。

Thank you for coming.

会議に出席していただき、ありがとうございます。

Hello everyone!  Thank you for attending Global meeting of World company. Mr. Smith, you arrived here in Tokyo from New York late last night. Thank you for coming over a long distance.

皆さん、ワールド社のグロ-バル会議へ出席いただきましてありがとうございます。スミスさん、昨夜遅くニュ-ヨ-クから東京へ着きましたね。長い距離を、ありがとうございます。

司会者は自己紹介をした後、英語会議の出席者にも自己紹介を促します。(Self-introduction and Member introduction)

  • be responsible for ~ 「~に責任がある」という意味ですが、in charge of ~ 「~の担当」と言い換えられます。

 My name is Ichiro Yamada.

私は山田一郎です。

I work for World company in Tokyo.

私は東京のワールド社で働いています。

I am responsible for marketing.

私の仕事は、マーケティングです。

Well, shall we go around and introduce ourselves?

さて、ぐるっと一回り、自己紹介をしましょうか?

もし、お互いが知りあいで出席者の紹介が必要でない場合は、下記のような表現で自己紹介を省きます。

  • one another: お互いに

I think that everyone knows one another. Is that right?

皆さんお互いお知りあいですね。

2. 会議を開くための背景を説明 (Background)

会議を開くための背景や理由を言うときの便利なフレーズです。

  • The reason we are here today is ~: 今日ここにいるのは ~
  • The reason we have the meeting today is ~: 今日会議をする理由は ~

会話の冒頭につけて、理由をあとに続けてください。

The reason we have the meeting today is that our business tends to be down recently, so we need to talk about the way to improve current situation.

本日我々が会議をもつ理由は、最近、我々のビジネスが下降傾向にあるからです。そこで現状を改善する方法を話し合う必要があります。

3. 会議の目的を明確にする(Objective)

会社が会議を開く目的は、情報交換(Information Exchange)、問題の解決(Problem solving)、商談(Negotiation)、経営の方針の発表(Management announcement)など様々です。そこでアジェンダを議論した後、会議の最後に意思決定をします。

  • The goal of today’s meeting is ~: 今日の会議の目的は ~

これも会話の冒頭につけて、目的を述べてください。

  • goal「ゴール、目的」の代わりに、objective, purpose も同じニュアンスとして使えます。

The goal of today’s meeting is to make an action plan to increase sales profit next year.

今日の会議の目的は、来年の営業利益をあげるためのアクションプランをつくることです。

4. 会議のアジェンダを明確にする (Discussion points)

会議では何について議論すべきかを明確にします。

Today, I have prepared 3 ítems on the agenda.

今日、私はアジェンダとして3つの課題を用意しています。

We will have following 3 discussion points.

我々が議論するは次の3点です。

We will discuss following 3 issues.

我々は次の3つの問題点を話し合います。

そして、次に話し合うべきアジェンダを具体的に述べていきます。このとき使えるフレーズとしては、以下のようなものがあります。

  • The first issue we should discuss is ~: 最初に話し合うべきことは ~
  • The second item is ~: 2番目の課題は~
  • The third point is ~: 3番目のポイントは ~

The first issue we should discuss is about product price raise. The second item is cost cut method, and the third point is how we can improve customer service.

最初に話すべき問題は製品価格の値上げについてです。二番目の課題はコスト削減の方法です。そして三番目のポイントは顧客サービスを改善する方法です。

5. 会議 での役割を決める (Role)

会議の前に議事録をとる人をあらかじめ決めておくといいです。

  • take note: 議事をとる

I asked Mr. Kimura to take note before meeting and he accepted it. Thank you, Mr. Kimura. Would you please take note?

会議の前に議事録を木村さんにお願いしました。彼は了解してくれました。木村さん、ありがとうございます。議事録をとって頂けますか?

6. 会議のスケジュール確認 (Check) 

いままで司会者が述べてきたスケジュールについて、出席者の確認 (Check) をとります。

  • agree ~: 合意する

Does everyone agree with meeting schedule?

皆さん、会議のスケジュールは了解ですか?

7. 本題へ移行(Transition)

会議での紹介から本題へ移行します。本題を始めるときの便利なフレーズです。

  • begin with ~、 start with ~、kick off~ が使えます。

OK, let me begin with the main point.

All right, we will start with the main point.

Thank you, we will kick off the main point.

では、本題にはいりましょう。

会議の本題(Body)

司会者はアジェンダをベースに議論を進めていきます。司会者は多くの出席者からの発言を求め、議論を活発にする役割があります。

1.  アジェンダの提案者や各部門の担当者からの説明を求めるときのフレーズです。

最初のアジェンダから議論を始めるにあたり、アジェンダの提案者や各部の担当者から発言を求めます。

  • Could you please ~ 丁寧にお願いするときの表現です。

Let’s start with the first item on the agenda.

まず、アジェンダの最初の課題からはじめましょう。

Mr. Smith, could you please tell us about the details of your proposal?

スミスさん、あなたの提案の詳細を説明していただけますか?

Mr. Suzuki, could you show us the latest sales report?

鈴木さん、最新のセールスレポートをご披露していただけますか?

2. 会議の出席者からアジェンダの提案者や担当者の説明に対する質問や意見を求めるときのフレ-ズです。

Does everyone have any idea to his proposal?

どなたか彼の提案に対してご意見がありますか?

Is there anyone who has opposite opinion?

どなたか反対の意見はありますか?

多くの意見や情報を引き出すため、司会者は出席者を指名します。

Ms. Yamamoto, what do feel about customer reaction to his proposal?

山本さん、彼の提案に対するお客さんの反応はどうでしょうか?

3.  議論がまとまらない場合

  • suggest ~ 「提案する」ですが、「~ した方がいい」のニュアンスがあります。
  • had better ~ も「~ した方がいい」と学校で習いますが、強制力を伴います。
  • move on to ~ 「移行する」便利な表現です。

We don’t have much time to solve this issue.

この問題を解決するにはあまり時間がありません。

I suggest we should move on to the next agenda.

次のアジェンダへ移行する方がいいですね。

Let’s discuss this issue on later date.

この問題は後日に話し合いましょう。

4.  議論が終わり「会議の締め」に移行するときのフレーズです。

  • finish ~ 「終わる」は end、conclude に置き換えることができます。

Since we seem to be finished, let me finish this meeting and we will move on to closing session.

終わったようですので、この会議を終了して、締めのセッションに移行いたします。

会議の締め(Closing)

会議の締めセッションです。ここでは会議の内容を要約してアクションプランを発表します。挨拶をするときは会議の出席者へのねぎらいも忘れないでください。

  1. 要約(Summary)
  2. 結論(conclusion)
  3. アクションプラン(Action Plan)
  4. 最終質問(Final Questions)
  5. 最後の挨拶(Final Greeting)

以下では、それぞれについて確認していきます。

1. 要約(Summary)

英語会議での話し合いの内容を要約するときのフレーズです。

  • conclude「終わる」他の動詞として recap、summarize 「要約する」が使えます。
  • また、exchange view on~「意見をかわす」 のほか、talk about ~ 「話し合う」、discuss ~ 「議論する」が使えます。

Let me conclude this meeting.

会議を締めさせていただきます。

Today, we exchanged view on  3 main ítems.

今日は、3つの主な課題について意見を交換しました。

I think that we had the constructive discussion.

建設的な話し合いをもつことができたと思います。

2. 結論 (Conclusion)

会議での話し合いの結論を述べるときのフレ-ズです。

  • achieve「達成する」他の動詞として、meet、reach が同じニュアンスとして使えます。

Thanks to your cooperation, I believe that we achieved the goal,

皆様の協力のおかげで、私は目的を達成したものと確信しています。

3. アクションプラン (Action Plan)

通常、アクションプランはアジェンダを議論したときに決められます。ここでは司会者がアクションプランの確認をします。下記の例文を参考にしてください。

We agreed that we will raise the product price by 3 % from 1st of October, 2018. Regarding the rest of 2 items, we will have the meeting again to discuss the concrete plan. The next meeting will take place here on October 15, Monday at 09:00 am.

私たちは2018年10月1日から製品価格を3%値上げすることに合意しました。残りの2つの課題については、具体的なプランを話し合うために再び会議をもちます。次の会議は、10月15日、月曜日の午前9時からといたします。

4. 最終質問 (Final Question)

出席者に対し最終質問の有無を尋ねるときのフレ-ズです。

Does eveyone have any questions?

どなたか質問がありますか?

Please don’t hesitate to ask me if you have a question.

もし質問があれば、ご遠慮なく聞いてきださい。

5. 最後の挨拶

これで会議は全て終了です。会議の出席者へ「最後の挨拶をするときのフレーズです。

  • 下記の例文で cooperation(協力)の代わりに、participation(参加)、assistance(支援)も使えます。
  • be happy with ~ 「満足する」はよく使う表現です。

Thank you for your cooperation today. I am happy with the meaningful meeting.

今日はご協力ありがとうございました。有意義な会議に満足しています。

英語会議でのQ & Aの対処方法

質問の方法については次の3つのタイプがあります。司会者は、これらのタイプの質問をうまく組み合わせることにより、出席者からアイデアを引き出し、会議を活発に盛り上げることができます。

1. オープンクエッション(Open Question)

5WHで始まる、Who?、What?、Where?、When?、Why?、How? で始まる質問のことで、相手からより多く情報を得たいとき、相手の考えを具体的に知りたいときに用います。

例えば、「彼の考えをどう思いますか? What do you think about his idea?」のように相手が自由に答えることができる質問のことです。従って、答えが長くなったり、また答えるまで時間がかかったりたりする場合があります。

2. クローズドクエスチョン(Closed Question)

オープンクエスチョンに対し、例えば、Do you agree with me? 「あなたは私に賛成してくれますか?」のように Yes or No で答えなければならないような、回答の範囲を限定した質問のことを言います。相手の答えを素早く得たいとき使います。

3. チェッククエスチョン(Check Question)

例えば、You understand, right?「わかりましたね?」のように、相手の理解を確認するための質問のことです。

下記はこれらの質問の方法を使った例文です。

Chairperson: Mr. Matsui, how do you convince our customers with your proposal that is product price increase by 3 %?

司会者: 松井さん、お客さんに3パーセントの製品価格の値上をどう説得しますか?

Mr. Matsui: Well, I will fully explain customers that the trasportation cost is getting increased these days, so I have a confidence to persuade them.

松井さん: え~ 私はお客さんに最近では輸送コストが高騰していることを十分説明します。彼らを説得させるのには自信があります。

Chairperson: Oh, it’s a good point, thank you, Mr. Matsui.  Ms. Yamamoto, do you agree with him.

司会者: それはよいですね。山本さん、彼に賛成しますか?

Ms. Yamamoto: Yes, I agree with him. It makes sense.

山本さん: はい、賛成です。その通りですね。

Chairperson: You all agree, is that right?

司会者: 皆さんも賛成ですね。

質問を受けるときの対処法

次に、出席者からの質問に対して司会者としてどのように答えたらよいか、下記の英会話フレーズを参考にしてください。

1. 長い質問のとき

Sorry, could you please summarize your question?

すみません、もう少し質問を要約していただけますか?

2. よくわからない質問のとき

Excuse me, could you say your question in another way?

すみません、別の言い方で質問していただけますか?

3. 質問への答えが長くなるとき

You have asked an excellent question. But, due to time constraints, may I answer you in details later?

大変よい質問ですね。しかし、時間に制限があるため、詳細は後ほどお答えすることでよろしいでしょうか?

4. 質問があまりにも大まかなとき

Sorry, but your question is a bit broad. Would you be more specific, please?

すみません、あなたの質問は少し大まかですね。もう少し具体的にしていただけますか?

5. 質問に対する答えが見つからないとき

Sorry, but I don’t have that information now, May I send it to you by e-mail later?

すみません、今私はその情報をもっていません。後からメイルで送ってもよろしいですか?

6. 質問が機密の情報のとき

Unfortunately, that is confidential information. Please understand that I am unable to answer it.

残念ながら、それは機密情報です。それについてはお答えできないことをご理解ください。

まとめ

英語会議の司会をするときは、会議の目的とアジェンダを明確にしましょう。そして余裕をもって会議の準備をしてください。また、英語会議では平易な単語を用いて短いセンテンスで話しましょう。

そして、紹介 (Introduction)、本題(Body)、締め(Closing) の3部で構成されている英語会議のプロセスと、使える英会話フレーズを覚えてください。

司会者は3つのタイプの質問をうまく組み合わせて、出席者から多くの情報を引き出して下さい。また出席者からの質問には、例文にある回答のテクニックを使ってください。

司会者は会議を活発にする役割があります。そして、アジェンダを議論して、会議の最後に意思決定することを考えましょう。

このようすることで、あなたのリードする英語会議は有意義なものになります。