外国人の顧客が来社したとき、顧客から自社の商品についての英語プレゼンを頼まれることがあります。また、外国人の上司からこれから実施するプロジェクトのプレゼンを依頼されることもあると思います。

そうした場合、すぐにプレゼンの準備に取りかかりますが、プレゼンの実施日までに時間的余裕がない場合は誰でも慌ててしまいます。

このようなとき、英語プレゼンをスムーズに展開し、プレゼンの出席者からの質問にも明確に回答するにはどうすればいいのでしょうか?大事なプレゼンを成功させるためには、オンライン英会話を利用してプレゼン対策をするのが効果的です。

オンライン英会話で一度でもプレゼンのリハーサルをしておくと、本番では落ち着いてプレゼンに臨めます。そこで、オンライン英会話を使った、直前の英語プレゼンでも間に合うプレゼンの対策法について解説していきます。

英語プレゼンの作成と、プレゼンテーションを成功させる簡単な対策法

英語プレゼンを実施することが決まったら、すぐにプレゼンの作成に取りかかりましょう。まず、プレゼンの作成にあたり、プレゼンの目標と誰にプレゼンをするのか明確する必要があります。

例えば、あなたが営業社員でお客さんとの商談において新商品のプレゼンをする場合は、英語プレゼンの目標は「お客さんに商品の購入(行動してもらう)を促す」ことです。

また、話の流れをわかりやすくするために、最初に英語プレゼンの全体構成を考えていきましょう。一般的なプレゼンの構成は、導入(Introduction)、本論(Body)、締め(Closing) の3つのパートから成り立っています。

そこで導入、本論、締めの構成を組み立てながら、それぞれのプレゼンのパートで紹介するスライドを作成していくのがコツです。

例えば、導入の部分はプレゼンのオープニングパートです。そこで、最初の英語プレゼンのスライドを紹介します。同じように本論と締めの各パートのスライドを作成して、あなたの目的にあったプレゼンを完成させましょう。

講師に英語プレゼンの練習を依頼する

このとき、本番前にオンライン英会話の講師とプレゼンの練習をしてみましょう。

そこで英語プレゼンが完成したら、講師に「I would like to practice presentation I made. (作成したプレゼンを練習したいと思います)」とプレゼンの練習の依頼をしてください。

さらに、「Could you please get me your feedback later? (後でフィードバックをお願いします)」と練習の終わった後、プレゼンについてアドバイスをお願いするといいです。

プレゼンの本番までに時間の余裕がある場合は、2~3人の講師と練習をするといいです。数人の講師のそれぞれの感想やアドバイスを参考にしながらプレゼンを改善していきましょう。

スカイプの共有画面を使いプレゼンを共有する

次に、講師とプレゼンの練習をするためにスカイプの共有画面でプレゼン資料を講師と共有してみましょう。

実は、私も共有画面の使い方がわからなくて、講師に使い方を教えてもらいました。覚えてしまえば以外と簡単でした。

プレゼンの資料を画面で共有する場合、ポインター(黄丸)を画面下部に移動させてくだい。すると、以下の画像のようにアイコン(赤丸)が現れます。赤丸をクリックしてください。

すると、下の画面が現れます。

「画面を共有」赤丸をクリックしてください。これにより、画面上に下のようにプレゼンの画面が表示されます。

この画面の状態でプレゼンの練習をスタートすることができます。

共有画面を使い英語プレゼンの練習を始める

講師とプレゼン資料の画面が共有できたら、講師をプレゼンへの出席者とみなして英語プレゼンの練習を始めてみましょう。プレゼンの練習は、最初の導入(Introduction)のパートから最後の締め(Closing)まで通して行い、本番でプレゼンを実施するときの感覚をつかみましょう。

私は外国船会社の代理店に勤務しており、外国人の顧客(荷主)に対して運航している貨物船のサービスを理解してもらい、さらには興味をもってもらう目的でプレゼン資料を作成しました。

そこで講師に「プレゼンの練習をしたい」と言って、講師とプレゼン練習を始めました。

以下は、私が講師と実際にプレゼン練習をしたときのポイントとプレゼンのスライド画像です。プレゼンへの出席者としては、顧客の物流責任者とそのスタッフ4名の計5名と仮定しました。

まず、最初のプレゼンの導入(Introduction)のパートを紹介します。発表者(Presenter)は、出席者に挨拶(Greeting)をしてプレゼンの概要(Outline)を紹介しながら、プレゼンの目的と結論を明確にします。

Good morning! Thank you for your time to attend the meeting. My name is Ichiro Yamada in charge of sales. Taking this opportunity, I would like to present ocean transportation service of ABC shipping lines.

おはようございます。ミーティングに出席して頂きありがとうございます。私は営業担当の山田一郎です。この機会にABC海運会社の海上輸送サービスを紹介したいと思います。

The goal of my presentation is to help you understand our service and get you more interested. The first thing I would like to present you is our service information. The second point is the reason why our service gives you the benefit.

私のプレゼンの目的は、お客様に当社のサービスを理解して頂き、さらに興味をもって頂くことです。まずご紹介したいのは、当社のサービス情報です。次に、当社のサービスがお客様に利益をもたらす理由です。

It will take about 20 minutes. Please feel free to ask me if you have any question.

私のプレゼンは約20分です。ご質問があればいつでもご自由にお問合せください。

このように、最初の導入パートでプレゼンの目的と結論を述べるのがいいです。次の本題(Body)のパートでは、プレゼンテーマの情報や結論の根拠を論理的に述べていきます。

私は、顧客への情報提供として、「会社の歴史」「運行船舶の大きさと性能」「船の運行スケジュール」「積載できる貨物の種類」について、数個のスライドを使い紹介しました。

そのうち、下の画像は「積載できる貨物の種類」についてのスライドです。

As you can see the pictures, we can load various kinds of cargo, such as helicopter, steel coil, construction machinery and so on.

写真を見ておわかりのように、ヘリコプター、スチールコイル、建設機械様々など、様々な種類の貨物の積載が可能です。

このように情報を提供してから、プレゼンの肝の部分である結論の根拠について述べていきます。

私のプレゼンにおいて重要なポイントは、ABC海運会社のサービスがお客様に利益をもたらす理由です。また、ここが聞き手が一番聞きたい部分です。

I would like tell you about the reason why ABC shipping lines gives your company the benefit.

ABC海運会社が貴社に利益を与える理由をお話したいと思います。

Firstly, our vessels are capable of loading any kind of cargo.

まず、当社の船はあらゆる種類の貨物を積載できます。

Secondly, we can provide service with customer and it is very stable.

次に、当社はお客様にウイークリーサービスを提供でき、大変安定しています。

Finally, we can keep your cargo safely at roofed warehouse in local terminal.

最後に、当社はローカルターミナルの屋根付きの倉庫に貴社の貨物を安全に保管できます。

上の例文のように「Firstly, Secondly, Finally(まず、次に、最後に)」 と理由を順序だてて述べいきましょう。

そして、締め(Closing)のパートにおいて、プレゼンの内容を聞き手に印象づけるようにしましょう。

まず、「Does anyone have any questions?(どなたか質問はございますか?)」と、出席者からプレゼンへの質問があるかどうか聞いてください。

質疑応答が終わったら、今まで話してきた英語プレゼンをシンプルにまとめます。そして、挨拶をしてプレゼンを終了します。

Let me summarize my presentation today. I have provided you with service information of ABC shipping lines at the presentation and have given you the reason that it is beneficial for your company. I really appreciate it if you could understand the value of using our service.

今日のプレゼンをまとめさせてください。プレゼンでは、当社のサービス情報を提供し、それが、貴社にとって有益である理由を説明しました。当社のサービスを使用される価値についてご理解を頂ければ幸いでございます。

Thank you very much to listening to my presentation to the end. I hope you enjoyed my presentation.

最後まで私のプレゼンを聞いて頂き、ありがとうございます。私のプレゼンに満足して頂けたなら嬉しいです。

最後に、プレゼンの出席者へのお礼を忘れないようにしましょう。

なお、英語プレゼン作成の組み立て方、プレゼンの進め方、プレゼンでよく使う英語フレーズについて、私の記事「英語プレゼン作成のコツと使えるビジネス英語フレーズ」で詳しく紹介していますので参考にしてください。

英語プレゼン練習の終了後に、講師からフィードバックを受ける

講師とのプレゼンの練習の終了後に、講師からプレゼンについてフードバックを受けてください。講師からあなたのプレゼンについて、よかった点や改善すべきポイントを指摘してもらいましょう。

例えば私の場合、講師から「ABC SHIPPING LINES」のプレゼンのよい点について、以下のようなコメントがありました。

Tutor: Thank you, Yamada-san. Nice presentation! I understand what you want to emphasize in your presentation.

講師: ありがとう、山田さん。いいプレゼンですね。プレゼンであなたが強調したいことがよくわかりました。


Learner: Could you tell me what point is good?

受講者: よいポイントはどこですか?


Tutor:  A good point is that all slides of the presentation are clearly written in short sentences. You don’t want to read long sentences on the slide. It gets you bored.

講師: よい点は、プレゼンのどのスライドも明確に短いセンテンスで書かれているところです。スライドの長い文章読みたくないですよ。飽きてしまいます。

講師が指摘しているように、プレゼンには長い文章は書かない方がいいです。また、以下のような指摘も受けました。

Tutor: You should more communicate with attendees during the presentation. For example, after one slide you should say “Do you understand my explanation? Do you have any questions?”

講師: プレゼン中にもっと出席者とコミュニケーションをとった方がいいです。例えば、一つのスライドが終わった後に「私の説明がわかりますか?何か質問がありますか?」と聞いた方がいいですね。

私は英語を話すことに集中しすぎて、出席者とコミュニケーションをとることをすっかり忘れていました。

また、別の講師からは、「You should speak English more slowly.(もっとゆっくり英語を話したほうがいいです)」と指摘されました。私は、日本語でも元々早口なので英語でも早口になってしまうようです。

講師からのフィードバックを参考にして、あなたのプレゼンを改善していきましょう。

まとめ

国内で働く外国人が多くなるに従って、今後ますます英語でプレゼンをする機会が増えてきます。そうしたとき、オンライン英会話を利用することによって、簡単にプレゼン対策をすることができます。

英語プレゼンの作成にあたり、プレゼンの目標と誰にプレゼンをするのか明確にして、プレゼンの全体構成を考えながら作成しましょう。

プレゼンが完成したら、講師にプレゼンの練習の依頼をしてください。そのとき、スカイプの共有画面を利用すると簡単にプレゼン練習ができます。

プレゼンが終わったら、講師からフィードバックをもらいましょう。あなたの普段に気がつかないポイントを的確に指摘してくれます。このようにして、プレゼンのスライド、プレゼンの進め方やスピーチを改善していきましょう。

このようにオンライン英会話を利用してプレゼンの練習をすることで、あなたの大事なプレゼンは必ず成功するでしょう。