外国とは時差があることから、Eメールでコミュニケーションをとることが多くなってきています。しかし、重要な事項や緊急な案件、そして文字で表現しにくいニュアンスなどは、直接、電話で相手と話した方がいい場合が多いです。そのため、外国と取引のある会社や外資系企業に勤務している人は、外国人との電話によるスムーズなコミュニケーションが必須とされています。

しかし、そのような企業に入社したり、転職したりしたばかりの人の中には、外国人との電話の対応に悩んでいる人を多く見かけます。

そうしたとき、「英語電話対応で気をつけたいポイント」をおさえて、「英語電話の受け方」「英語電話のかけ方」の英語フレーズをしっかり頭にいれておけば心配は減ります。

あとは英語フレーズを音読して、英語電話対応を練習することにより英語電話の不安がなくなります。そこで、「英語電話対応で気をつけたいポイント」から解説していきます。

英語電話対応で気をつけたいポイント

英語電話対応で気をつけたいポイントは、下記の3点です。

  • ゆっくりはっきりと、ポジティブな態度で話す
  • フォーマルで丁寧な英語フレーズを使う
  • 英語電話へ対応する定番の英語フレーズを覚える

電話で英語を話すときは、相手のことを気遣いゆっくりはっきりと話すことが大切です。そして、いつもポジティブな態度で話しましょう。電話の相手へ伝わる声のトーンは、あなたの態度によって変わってきます。また、電話の応対があなたの会社の印象に影響します。

さらに、電話でのコミュニケーションはお互いの顔が確認できないというデメリットがあります。電話は会社の窓口(顔)です。相手への印象をよくするため、ビジネスでは信頼度を高めるためにも、フォーマルで丁寧な英語フレーズを心がけましょう。

例えば、「どんなご用件ですか。」と電話で尋ねるとき、「How can I help you?」と言うより「How may I help you?」の方がフォーマルで丁寧な英語フレーズです。

そして、英語電話へ対応する定番の英語フレーズを覚えましょう。英語電話対応に慣れないうちは、英語フレーズのメモを机に置いておくといいです。

次に「英語電話の受け方」について解説していきます。

英語電話の受け方

外国から電話を受けるときは、緊急の案件も多くあります。常に迅速な対応を心がけてください。

以下、それぞれのシチュエーションにおける、英語電話を受けるときの定番の英語電話フレーズを紹介します。

電話で相手の用件を聞くとき

以下は、英語電話対応で相手の用件を聞くときのフレーズです。

Hello! Thank you for calling ABC corporation. This is Ichiro Yamada speaking. How may I help you?

もしもし、ABC社にお電話ありがとうございます。山田一郎でございます。どのようなご用件でしょうか?


Good morning. This is Ichiro Yamada from ABC corporation. How may I help you?

おはようございます。ABC社の山田一郎でございます。どのような用件でしょうか?

  • このように、電話をとったら、Hello, Good morning (afternoon) と挨拶をして相手の用件を聞きます。「Hello」は日本語では「もしもし」ですが、時間に関係なく使えます。
  • 「This is ~」は英語で自己紹介するときのフレーズですが、「My name is ~」と自己紹介を始めてもいいです。

実際は、もっとシンプルに「ABC company. How may I help you?」とだけ言う会社が多いのですが、上のフレーズのようなフォーマルな言い回しを覚えておきましょう。

電話の相手の名前を聞くとき

電話の相手は自己紹介をしてくれることが多いですが、自己紹介がないときは、電話の相手の名前を聞きます。以下は、英語電話対応で相手の名前を聞くときのフレーズです。

May I have your name, please?

May I ask who is calling, please?

お名前をうかがってもてもよろしいですか?

このときも「May I ~ 」と、丁寧な英語フレーズを使うようにしてください。

担当者に英語電話の取り次ぎをする

電話の相手が担当者に電話をつないで欲しいと依頼します。以下は、担当者に英語電話対応の取次ぎするときのフレーズです。

Could you wait for a moment, please? I will transfer you to Mr. Matsui.

少々お待ちください。松井さんに電話を転送します。


Just a moment, please. I will put you through to Mr. Matsui.

少々お待ちください。ただいま、松井さんにおつなぎします。


Please hold on a second. I will connect you to Mr. Yamada in charge of sales.

少々お待ちください。営業担当の松井さんにおつなぎします。


Could you please hold on? Let me check if Mr. Matsui is available. The line is free now. I am connecting you to him.

お待ちください。松井さんが電話にでられるか確認します。ただいま、電話はあいています。彼に電話をつないでいます。

  • 電話を待ってもらうとき「hold on ~」のフレーズがよく使われます。

電話を相手につなぐときは、「transfer you to ~」「put you through to ~」「connect you to ~」が英語電話に使える便利なフレーズです。この内、覚えやすいフレーズを一つだけ記憶しておけばいいです。

担当者が電話に出られないとき

下記は、担当者が席を外していて英語電話対応ができないときのフレーズです。

I am sorry. Mr. Matsui is on another call right now. Would you like to hold?

申し訳ございません。ただいま、松井さんはほかの電話にでております。そのままお待ちになりますか?


I am afraid he is not available now. Shall I have him call you back later?

あいにく、彼は電話にでられないようです。後ほどおかけなおしさせましょうか?


He is on a long distance call at the moment. Could you call him later?

彼は長距離電話中です。後ほど、お電話して頂けますか?


I am sorry, she is still busy on line. Would you like to leave a message in her voicemail?

すみません、彼女はまだ電話中です。よろしければ、留守番電話に伝言を残しますか?

  • Shall I ~「~しましょうか」と 使役動詞の have ~「人に~させる」を使い、Shall I have him call you back?: 「彼におかけなおしさせましょうか?」という意味になります。

このように、担当者がオフィスにいて電話に出られないときは、電話の相手に対して4通りの返答が考えられます。

  • Would you like to hold?: そのままお待ちになりますか?
  • Shall I have him call you back later?: 後ほど、彼におかけなおしさせましょうか?
  • Could you call him later?: 後ほど、彼にお電話して頂けますか?
  • Would you like to leave a message?: 伝言を残しますか?

これらの英語フレーズも「決まり文句」ですので、音読して丸暗記してください。

担当者が不在のとき

下記は、英語電話対応の担当者が不在のときのフレーズです。

I am sorry, he is out of office at the moment. He will back here by 3 pm. Shall I have him call you back later?

申し訳ございません。彼は外出中です。3時までには戻ると思います。後ほどおかけなおしさせましょうか?


I am afraid, she is in a meeting. It will take another 2 hours. Would you like to leave a message?

すみません、彼女は会議中です。あと2時間はかかると思います。伝言を残しますか?


I am sorry, he has already left office for home. Could you call him tomorrow? If you are in a hurry, could you try to call his mobile, please?

申し訳ございません。彼はすでにオフィスをでて帰宅しました。明日、電話して頂けますか?もし、お急ぎでしたら、彼の携帯にかけてみて頂けませんか?

このように、担当者が不在の理由を述べるなど、丁寧な対応を心がけてください。

相手の英語電話が聞き取れないとき

下記は、英語電話対応の相手の話が聞き取れないときのフレーズです。

Could you speak more slowly, please?

もう少しゆっくりお話いただけませんか?


Could you speak a little louder, please?

もう少し、大きな声で話して頂けますか?


I am sorry. I didn’t understand what you said. Could you repeat that for me, please?

申し訳ございませんが、あなたのおっしゃったことが分かりませんでした。もう一度、繰り返しくださいませんか?


I am sorry, but I cannot hear you clear because there seems to be a lot of noise. Would you mind speaking a bit louder, please?

申し訳がございませんが、雑音が大きいようでよく聞こえません。もう少し大きい声で話して頂きますか?

文末に「please」を加えると、より丁寧な表現になります。また、相手の言っていることがわからないときは、そのままにしないで必ず聞くようにしましょう。

間違い電話を受けたとき

下記は、英語電話対応の相手から間違い電話を受けたときのフレーズです。

I am afraid you have reached the wrong number.

I am afraid you dialed the wrong number.

I am afraid you have got the wrong number.

すみませんが、間違い電話です。


Excuse me, but what number are you calling now? Could you check it, please?

すみません、どの電話番号におかけですか?番号をチェックして頂けますか?

間違い電話であっても丁寧に対応することで、会社の印象をよくすることが必要です。

これらは、「英語電話対応の基本英語フレーズ」です。短いセンテンスですので是非覚えて活用してください。

次に、実際に電話を受けたときの「英語電話対応の会話例」を紹介いたします。

英語電話対応の会話例

ABC社の松井さんあてに、W社のアンダース クーパーさんから電話がありました。その電話をABC社山田さんが受けて応対します。

相手の名前のスペルを聞く

Mr. Yamada: Thank you for calling ABC corporation. This is Ichiro Yamada speaking. How may I help you?

山田さん: お電話ありがとうございます。ABC社の山田が受けました。どのようなご用件でしょうか?

Mr. Cooper: Good morning. May I speak to Mr. Matsui?

クーパーさん: おはようございます。松井さんとお話したいのですが。

Mr. Yamada: May I have your name, please?

山田さん: お名前をうかがいたいのですが?

Mr. Cooper: My name is Anders Cooper. I am calling about the meeting with Mr. Matsui next week.

クーパーさん: アンダース クーパーです。来週の松井さんとの会議の件でお電話しました。

Mr. Yamada: Could you wait for a moment, please? I will transfer you to Mr. Matsui. I am sorry, he is out of office right now. Would you like to leave a message?

山田さん: 少々お待ちください。松井さんに転送します。すみません、今彼は外出中です。伝言を残しますか?

Mr. Cooper: Yes, please tell him that I called. I will send e-mail to him later.

クーパーさん: はい、電話があったことをお伝えください。後ほど彼にメールします。

Mr. Yamada: Certainly. Could you tell me how to spell your name?

山田さん: はい、わかりました。お名前のスペルを教えて頂けますか?

Mr. Cooper: Anders Cooper is A for ALFA, N for NOVEMBER, D for DELTA, E for ECHO, S for SIERRA space C for CHARLLE, O for OSCAR, O for OSCAR, P for PAPA, E for ECHO, R for ROMEO.

クーパーさん: アンダース クーパーは、アルファのA、ノベンバーのN、デルタのD、エコーのE、シエラのS、 スペ-ス チャーリーのC、オスカーのO、オスカーのO、パパのP、エコーのE、ロメオのRです。

Mr. Yamada: I’ve got it. Thank you for calling, Mr. Cooper.

山田さん: わかりました。クーパーさん、お電話ありがとうございました。

例文ように、短いセンテンスを覚えておけば、英語電話対応での会話は克服できます。このとき、英語をゆっくりはっきり話してください。そうすれば電話の相手もゆっくりわかりやすく話してくれます。

英語電話対応で相手の名前のスペルがわかりにくいときは、スペルを確認しましょう。スペルを確認するとき、日常会話では「How do you spell your name?」と聞きます。文中では、相手が誰か確認できないため「Could you tell me how to spell your name?」と丁寧な聞き方をしています。

クーパーさんは「A for ALFA ~」と単語の頭文字を伝えています。これはスペルを確認するとき使われている、「フォネティックコード」と呼ばれる国際通話表コードです。

A: ALFA アルファ、B: BRAVO ブラボー、C: CHARLIE チャーリー

D: DELTA デルタ、E: ECHO エコー、F: FOXTROT フォックストロット

G: GOLF ゴルフ、H: HOTEL ホテル、I: INDIA インディア

J: JULIETT ジュリエット、K: KILO キロ、L: LIMA リマ

M: MIKE マイク、N: NOVEMBER ノベンバー、O: OSCAR オスカー

P: PAPA パパ、Q: QUEBEC ケベック、R: ROMEO ロメオ

S: SIERRA シエラ、T: TANGO タンゴ、U: UNIFORM ユニフォーム

V: VICTOR ビクター、W: WHISKEY ウィスキー、 X: X-RAY エクスレイ

Y: YANKEE ヤンキー、Z: ZULU ズール

この表をプリントして、電話応対のときにスペルを伝えると確実です。このコードは国際的に定められているものですが、一般の電話の応対には地名など思いつく単語を使ってもいいです。例えば、「A for AMERICA アメリカ」などです。

次は相手の電話番号を聞くときの例文です。

相手の電話番号を聞く

Mr. Yamada: Shall I have him call you back later?

山田さん: 後ほど、おかけなおしさせましょうか?

Mr. Cooper: Yes, please call me back.

クーパーさん: はい、お願いします。

Mr. Yamada: May I have your phone number?

お電話番号を教えて頂けますか?

Mr. Cooper: My phone number is 01-2222-3333.

クーパーさん: 私の電話番号は、01-2222-3333です。

Mr. Yamada: Let me repeat your number. It is 01-2222-3333.

山田さん: 復唱します。01-2222-3333ですね?

Mr. Cooper: Yes, it’s correct.

クーパーさん: はい、そうです。

Mr. Yamada: I will tell him to call you back. Thank you for calling, Mr. Cooper.

山田さん: 折り返しの電話をすることを彼に伝えます。クーパーさん、お電話ありがとうございました。

電話番号に限らず大切な内容を伝えるときは、「repeat」を使い復唱するようにしましょう。

英語電話のかけ方

英語で電話をかけるときは、電話をかける目的がわかっています。そのため、電話を受けるときよりも電話対応はしやすいです。しかし、要点をまとめてメモしておくと電話の相手とスムーズにコミュニケーションができます。

以下、それぞれのシチュエーションにおける、英語電話をかけるときの定番の英語電話フレーズを紹介します。

英語電話の自己紹介

「電話をかけるとき」は挨拶からはいり、自己紹介をしてから担当者に取り次いでもらいます。下記は、英語電話で自己紹介をするときのフレーズです。

Hello. This is Ichiro Yamada speaking from ABC company. May I speak to Mr. Devid Smith?

ABC社の山田一郎と申します。デイビッド スミス さんとお話してもよろしいでしょうか?


Good morning. My name is Ichiro Yamada from ABC company. I would like to talk to Mr. David Smith.

おはようございます。私は、ABC社の山田一郎と申します。デイビッド スミス さんとお話がしたいのですが?

カジュアルのときによく使う「Can I speak ~」「I want to ~」の代わりに、ビジネスでは「May I speak ~」「I would like to ~」の丁寧な表現を使いましょう。

英語電話の目的を話す

下記は、英語電話で目的を話すときのフレーズです。

am calling to discuss about my business trip overseas next month.

来月の海外出張について相談したくてお電話しました。


I would like to talk about product exhibition next month.

来月の製品展示会の件でお話したいのですが。


I am calling about tomorrow meeting. I am sorry, but I cannot attend the meeting because urgent issue has come up.

明日の会議についてお電話しました。申し訳ございませんが、緊急の問題が持ちあげってしまい会議には出席できません。

  • I am calling to + 動詞、I am calling about + 名詞: ~ の件でお電話しました。電話の目的を伝えるときの便利なフレーズです。

電話をかけるときポイントは自己紹介が終えて電話がつながり次第、すみやかに電話の目的を伝えることです。相手に時間をとらせない気遣いがビジネスマナーです。

担当者が不在のとき

以下は、担当者が不在の場合など、電話の対応ができないときに使う定番の英語フレーズです。

Could I leave a message?

May I leave a message?

Would you please take a message?

伝言を残してもいいですか?


Could you tell her that I called?

彼女に私から電話があったことをお伝えして頂けますか?

Could you tell him that I would like to meet him next week?

彼に来週にお会いしたいことをお伝え頂けますか?


Please tell him to call me back.

Could you ask him to call me back?

Would you mind asking him to call me back?

彼から、折り返しのお電話を頂けますか?


I will call him back later. Thank you!

後で折り返し電話します。ありがとうございます。

このように、電話したい相手が不在の場合は、「伝言を残す」「折り返しの電話を頼む」「こちらから折り返し電話する」など、電話にでた人に丁寧に対応しましょう。

英語電話の切り方

以下は、電話を切るときに使う英語フレーズです。

Thank you for your help. Have a good day!

ご協力ありがとうございました。それではごきげんよう!

That is all for today. Thank you very much.

今日は以上です。ありがとうございました。

Thank you. I will sent you E-mail later. Good bye.

ありがとうございます。後からメールを送ります。それでは失礼します。

  • このとき電話を受けた相手は、「Thank you for calling」と返します。

電話を切るときも相手によい印象を与えるような英語フレーズを使いましょう。そして、次に問題なく電話することができるような雰囲気で電話を切ります。

これまでは、顧客など外からの電話のコミュニケーションについて述べてきましたが、以下に、オフィス内での英語での電話対応について解説します。

オフィス内のビジネス英会話の電話対応

外資系企業などに勤務していると、私の経験から、実際は外からの英語電話よりオフィス内での電話対応が圧倒的に多いです。しかし、社内の電話であっても慣れないうちは緊張するものです。

あなたの上司や同僚への電話対応ですが、同僚への対応はカジュアルな英語表現でいいです。しかし、上司とはフォーマルな英語の言い回しの方が無難です。

では、オフィス内での英語による電話対応の会話例を紹介します。

山田さんは外資系企業に転職したばかりです。ある日、上階のオフィスにいる上司のMr. Eric Peterson から突然の電話を受けました。

Mr. Peterson: Hello, Yamada-san. Could you bring me the progress report of LNG project that we discussed the other day? I need to immediately check it. Have you already prepared?

ペタ-ソンさん: こんにちは、山田さん。前に話し合ったLNGプロジェクトの経過報告書をもってきてくれますか? 急いでチェックしないていけないので。もう用意できていますか?

Mr. Yamada: What ….. ? I don’t know….

山田さん: 何ですか ….. ? わかりませんが…..

Mr. Peterson: Calm down, Yamada-san. Please concentrate and listen to what I am saying. Please bring me the progress report.

ペターソンさん: 落ち着いて、山田さん。私の言っていることを集中して聞いてください。経過報告書をもってきてください。

Mr. Yamada: I don’t know…. I will go to your office now.

山田さん: わかりません …. 今、あなたのオフィスへ行きます。

  •  progress report: 経過報告書
  • calm down: 落ち着いて

実は、この会話は私が経験した失敗例です。突然の電話で慌ててしまい、上司が何を言っているのかわからなかったのです。

外国人でも発音やイントネーションにそれぞれ特徴があるため、慣れないうちは相手の電話の内容が聞き取れないことはよくあることです。

このときは、直ちに上司のオフィスへ行って対応しました。敏速な対応のおかげでかえって上司から感謝され、このことがあって以降、信頼関係が構築されていきました。

相手の電話の内容がわからないときは、次のように「repeat」を使い聞きなおしましょう。

I am sorry. I didn’t understand what you said. Could you repeat that for me, please?

申し訳ございませんが、あなたのおっしゃった事が分かりませんでした。もう一度、繰り返しくださいませんか?

初めのうちは誰でも失敗やミスをします。何回も経験を積み重ね英語フレーズを練習することにより、スムーズなコミュニケーションができるようになるので心配いりません。

まとめ

外国人と電話で英語を話すときは、ゆっくりはっきり話すようにしましょう。このとき、笑顔でポジティブな態度で話すと相手はあなたの気遣いを感じ、あなたの会社に対する印象もよく感じることでしょう。

また、英語電話対応ではフォーマルで丁寧な英語表現を心がけてください。そうすることで、ビジネスマナーに沿ったよい電話対応ができます。

そして、それぞれのシチュエーションに適した電話英語表現を覚えてください。ほとんどは、決まり文句の英語フレーズです。丸暗記するまで音読してください。最初のうちは、英語フレーズをメモして電話機の近くへおいておくといいです。

このようにして、何回も英語電話を経験していくうちに、英語電話対応に慣れてきます。そして、進んで外国人と電話でコミュニケーションをとるようになります。