海外と取引のある企業や外資系企業で働いていると、電話による英語会議はよくあるイベントです。

英語での電話会議はお互いの表情を確認することができないため、円滑なコミュニケーションを難しく感じている人が多いです。

そうしたとき、英語電話会議の進め方とそのプロセスで使える英語フレーズを考えましょう。この記事では実際の具体例においてわかりやすく解説しています。

これにより、初めて英語電話会議の司会を任された人でも問題なく円滑に会議を進めることができます。

また、テレビ会議の場合は、相手を見ることができ必要な資料も共有できます。英語電話会議を問題なくできるようになれば、テレビ会議の進行は容易にできるでしょう。

それでは、英語電話会議(テレビ会議)の進め方から解説していきます。

英語電話会議(テレビ会議)の進め方

英語電話会議は、外国から出席者が一同に集合して行う会議と比べて、コストなく簡単にできます。しかし、会議の内容を理解して効率的に行うには、十分な事前の準備が重要です。

テレビ会議でも同じように準備を進めてください。

まず英語電話会議の準備について解説します。

英語電話会議の準備

英語電話会議の準備のためには以下のポイントをおさえてください。

1) 英語電話会議を実施する日時を設定する。

2) 英語電話会議の目的とアジェンダ(議題)を明確にする。

3) 英語電話会議の出席者を確認する。

4) 議事録を作成する人を決めておく。

5) 会議の始まる前に出席者に詳しい情報をあたえる。

英語電話会議の主催者は会議の日時を設定する前に、会議への出席を要請したい人にEメールで都合を聞いてください。そのとき、会議の目的を明確に伝え会議を行いたい時期を尋ねます。

山田さんは業務に関連しているノルウェーとニューヨークの同僚へ下記のメールを送信します。このメールにより英語電話会議準備のポイントの 1) 2) 3) を確認します。

10/Oct./2018

From: Ichiro Yamada (Tokyo Sales)

To: Michael Smith (New York sales); Elsa Johansen (Oslo Pricing)

RE: Conference Call

Hello Michael and Elsa

I would like to have a conference call 1) early next month (first week of November ) as I would  like to discuss about 2) freight rate to offer A Company. Because, they will start shipping new product from Yokohama to New York shortly. We are going to take on new task. They requested us to quote freight rate by the end of next month.

Please advise me of your convenience. If you have no problem, please also advise 3) whom will attend the meeting.

Best Regards

Ichiro Yamada


2018年10月10日

山田一郎(東京 営業)

宛先: マイケル スミス(ニューヨーク営業); エルサ ヨハンセン(オスロ運賃管理)

電話会議の件

こんにちは、マイケル、エルサ

A社にオファーする運賃について話し合いたいので、来月早々に(11月第一週)電話会議をもちたいと思います。A社はまもなく横浜からニューヨーク向けに新製品を出荷の予定です。我々は新しい仕事に挑戦します。彼らは我々に来月末までに運賃の見積もりを要求しています。

あなたの都合を連絡ください。もし、問題なければ、誰が会議に出席するか教えてください。

よろしくお願いします。

山田一郎

下記は英語会議準備のためのポイントに対応する英文です。

1) 英語電話会議を実施する日時を設定する: early next month (first week of November)

2) 英語電話会議の目的とアジェンダ(議題)を明確にする: freight rate to offer A Company

3) 英語電話会議の出席者を確認する: whom will attend the meeting.

  • take on ~「挑戦する」ですが、日本語でよく使う「Challenge 、チャレンジ」は「試合にいどむ」など攻撃的な意味合いがあるため、ビジネスでは、take on ~ の方がいいです。
  • conference callは「電話会議」のことです。teleconference とも言います。

なお、先ほどのメールを送ったら、翌日、マイケルとエルサから電話会議への出席可能の返答があり、日時については任せるとのことでした。

会議の参加者は6名です。山田さんは、英語電話会議の出席者6名へメールを送ります。このメールにより英語電話会議準備のポイント 4) 5) を確認します。

11/Oct./2018

From: Ichiro Yamada (Tokyo Sales)
To: Andy Johnson (New York sales manager); Michael Smith (New York sales);  Elsa Johansen (Oslo Pricing ); Anders Lekman (Oslo Pricing manager); Nobuo Matsui (Tokyo operation)

RE: Conference call

Hello everyone

Thank you for your prompt reply to attend the conference call.

We will have the conference call as following manner

1) Goal: Decide freight rate to offer to A Company

2) Agenda: A Company business update, Vessel operation and space, Freight rate discussion

3) Minutes: 4) Mr. Matsui will take note for the meeting

4) Call in number and pass code:

Oslo: 1-212-333-3333

New York: 47-2-222-2222

Pass code: 31699944

5) Time and Date:

Oslo: 13:00 hours, 2nd of November, 2018

New York: 08:00 hours, 2nd of November, 2018

Tokyo: 21:00 hours, 2nd of November, 2018

The conference call will take 1 hour.

Please note that A Company invites some shipping companies to the bidding. 5) I will give you the detail information like cargo dimension and shipping duration later.

Best Regards

Ichiro Yamada


2018年10月11日

山田一郎(東京 営業)

宛先: アンディ ジョンソン(ニューヨーク営業課長); マイケル スミス(ニューヨーク営業); エルサ マトソン(オスロ運賃管理); アンダース レクマン(オスロ運賃管理課長); 松井 信夫(東京運航部)

電話会議の件

皆さん、こんにちは

電話会議に出席への早々の返答ありがとうございます。

電話会議は次の要領で行います。

1) 目的: A社にオファーする運賃を決める

2) 議題: A社のビジネス最新情報、船の運航とスペース、運賃についての話し合い

3) 議事録: 松井さんが議事録を作成する。

4) 電話番号とパスコード:

オスロ: 1-212-333-3333

ニューヨーク: 47-2-222-2222

パスコード: 31699944

5) 会議の日時:

オスロ:  11月2日13:00時

ニューヨーク: 11月2日08時

東京: 11月2日21時

電話会議の所要時間は1時間です。

A社は入札をいくつかの船会社に案内しています。後から貨物明細や運送期間などの詳しい情報を送ります。

よろしくお願いします。

山田一郎

下記は英語会議準備のためのポイントに対応する英文です。

4) 議事録を作成する人を決めておく: Mr. Matsui will take note for the meeting

5) 会議の始まる前に出席者に詳しい情報をあたえる: I will give you the detail information like cargo dimension and shipping duration later.

  • take note: 議事をとる

これで山田さんは、メールにより英語電話会議準備のポイント1) ~ 5) の全てを確認しました。

英語電話会議の始まる前

電話会議の主催者は、少なくとも会議が始まる10分前には電話をセットしておきましょう。出席者がバラバラに会議に参加してきますので、始まる前は参加した人と雑談をするのがリラックスするためにいいです。

この時間を利用して電話の通信状況をチェックします。テレビ会議の場合は音声と映像をチェックしてください。

相手の声が小さく聞こえにくいときのフレーズです。

  • We have a bad connection. Can you speak a little louder?: 電話が遠いようです。もう少し大きな声で話してください。
  • Would you mind speaking a little louder? : もう少し大きな声で話していただけますか?(丁寧な言い方です。)
  • I am afraid I cannot hear you clear. Would you speak up? 申し訳ありませんが、はっきり聞こえません。大きな声で話してください。

そうしていると、オスロのエルサが参加してきました。

Elsa: Hello Yamada-san, This is Elsa speaking. Can you hear me?

エルサ: こんにちは、エルサですが、山田さん聞こえますか?

Yamada: No, I cannot hear you clear. We have a bad connection. Can you speak a little louder?

山田: よく聞こえません。電話が遠いようですね。もう少し大きな声で話してください。

次にニューヨークのマイケルが参加してきました。山田さんはマイケルと雑談を始めます。

Michael: Hello! This is Michael from USA.

マイケル: こんにちは!アメリカのマイケルです。

Yamada: Hello, Michael, How are you?

山田: こんにちは、マイケル、元気ですか?

Michael: I am fine, thank you. How about you, Yamada-san

マイケル: 元気ですよ。山田さん、あなたは?

Yamada: I am fine too. But, as typhoon No.24 hit Osaka 10 days ago, loading operation in port of Kobe was suspended all the day.  In Tokyo, we were also in big trouble. The railroad service was suspended because of safety reason. Now it returned to normal.

山田: 私も元気です。しかし、台風24号が大阪を襲ったので、神戸港の荷役は一日中中断されました。東京でも大変だったんです。安全上の理由から鉄道がしばらく不通になったんです。今は正常に戻りました。

次は英語電話会議のプロセスにそって、使えるビジネス英語フレーズを解説していきます。

英語電話会議で使えるビジネス英話フレーズ

下記は英語電話会議のプロセスです。

  1.  英語電話会議参加者の紹介 (Attendees)
  2.  英語電話会議の自己紹介 (Self-introduction)
  3.  会議の目的とアジェンダ(議題)を明確にする (Goal and agenda)
  4.  議論(Discussion)
  5.  要約(Summary)
  6. 結論(Conclusion)
  7. 質疑応答(Q & A)
  8. 挨拶(Greeting)

まず、英語電話会議参加者の紹介がら解説していきます。

英語電話会議参加者の紹介(Attendees)

あらかじめ会議への出席者は決まっていますが、電話会議ではお互いに顔が見えないので会議の冒頭に出席者を確認してください。会議後の議事録を作成するにも出席者の確認が必要です。

以下は出席者の確認をするときのフレーズです。

  • Is everybody there?: 皆さん、おそろいですか?
  • Is everybody ready for the meeting?: 皆さん、会議の準備はできていますか?
  • Is Mr. Smith on the phone?: スミスさんは会議にいますか?
  • We are waiting for Mr. Smith to join the meeting.: 私たちは、スミスさんの会議の参加を待っています。
  • Who is on the call?: 誰が電話会議に参加してますか?

山田さんは電話会議への出席者を確認します。

Yamada: Hello everyone! This is Yamada speaking. Can everyone hear me? We have Matsui-san participating in the meeting. Is everyone ready for the meeting?

山田: こんにちは、皆さん。山田です。皆さん、聞こえますか?こちらは松井さんが会議に参加しています。皆さん。会議の準備はできていますか?

Michael: Hello Yamada-san. It’s Michael in New York. Yes, we can hear you clear. We have Andy attending the meeting.

マイケル: こんにちは、山田さん。ニューヨークのマイケルです。はい、よく聞こえますよ。こちらはアンディが参加しています。

Elsa: Hello everybody. Elsa speaking. I am just waiting for my boss, Anders. He will be coming here shortly. Let’s start meeting.

エルサ: こんにちは。皆さん。エルサです。上司のアンダースを待っているところです。まもなく来ると思いますので、会議を始めましょう。

英語電話会議の自己紹介(Self-introduction)

電話会議で初めて話をするときは自己紹介をします。

下記は自己紹介をするときのフレーズで決まり文句です。

  • My name is ~ : 私の名前は~
  • I am in charge of ~: 私の担当は ~
  • Nice to meet you.「 はじめまして」電話会議では実際には顔を会わせませんが、「Nice to meet you.」と言って構いません。

東京の運航部の松井さんは、オスロとニューヨークの出席者と今まで一度も連絡を取ったことがありません。そのためこの電話会議で自己紹介をします。

Matsui: Hello everyone. My name is Nobuo Matsui. I am in charge of ship operation. Nice to meet you.

松井: こんちは、皆さん。私は松井信夫です。船の運航を担当しています。はじめまして。

会議の目的とアジェンダ(議題)を明確にする(Goal and agenda)

会議の目的とアジェンダを具体的に述べていきます。このとき使える英語フレーズとしては、下記のものがあります。

  • The goal of today’s meeting is ~: 今日の会議の目的は ~
  • The first issue we should discuss is ~: 最初に話し合うべきことは ~
  • The second item is ~: 2番目の課題は ~
  • The third point is ~:  3番目のポイントは ~

会議の目的とアジェンダ(議題)については、出席者へメールで事前に連絡していましたが、山田さんは確認のために会議の目的とアジェンダ(議題)を述べます。

Yamada: The goal of today’s meeting is that we decide freight rate to offer to A company. The first issue we should do is to share the latest information. The second item is vessel operation and space. The third point is freight rate discussion.

山田: 今日の会議の目的はA社に提示する運賃を決めることです。最初にすることは最新情報を共有することです。2番目の課題は本船の運航とスペースです。3番目のポイントは運賃の話し合いです。

議論(Discussion)

山田さんが議事進行する英語電話会議はいよいよ議論にはいっていきます。最初の議題は「最新情報」を出席者と共有することです。

下記は、何かを始めるときに使う便利な英語フレーズです。

  • begin with ~、start with ~、kick off ~ 始める

Yamada: Now, let’s start with the first agenda. I have already sent you the detail information by E-mail before the conference call. I have heard that A company would plan to ship about 100,000 freight tons during 2 years from Yokohama to Savannah, USA. Most cargoes are packaged in wooden case and maximum weight is 10 kilo tons per case.

But, as it turned out, cargo volume would increase by 5,000 freight tons to 150,000 freight tons in total.

山田: さて、最初の議題から始めましょう。電話会議の前に詳細情報をEメールで送りました。私はA社が2年間で約10万フレートトンを横浜からアメリカのサバンナに出荷すると聞いていました。殆どの貨物は木箱梱包で、最 大重量が1ケースあたり10 キロトンです。

しかし、あとでわかったことですが、貨物量は5千フレートトン増加して15万フレートトンになるようです。

  • as it turned out「判明する」という意味ですが、「あとでわかったことだが」と意訳できます。
  • freight ton: フレート トン(物流業界の専門用語で、運賃を計算する際に用いる単位)

このあと、アメリカのアンディから発言がありますが、早口で司会者の山田さんは何を言っているのかわかりません。その場合はゆっくり話してもらう必要があります。わからないままにしないことが大切です。

このような場合に使う定番の英語フレーズです。

途中で相手の話を折ってしまう場合、「すみません、お話中に失礼ですが」と言うときは、下記の便利な英語フレーズがあります。

  • Sorry for interrupting you ~ 、Sorry to cut in ~、Sorry to stop you ~
  • Sorry for interrupting you, but I am having trouble hearing you.: すみません、お話中失礼ですが、あなたのお話が聞きにくいのですが。

もう一度言ってもらうために、ゆっくり話してもらうことを頼むときの英語フレーズです。

  • Could you slow down a little bit and repeat that for me?: もう少しゆっくり話してください。そしてもう一度言っていただけますか?

もし、相手の声が小さくて聞こえにくい場合は、下記のフレーズを使ってください。

  • Could you please speak a little closer to microphone?: もう少しマイクに近づけて話していただけませんか?

Andy: Cargo volume tends to be increasing. Sounds great! I am responsible for B Company as USA sales manager. Do all cargoes deliver to B company?

アンディ: 貨物量は増える傾向ですか、いいですね!私はアメリカのセールスマネージャーとしてB社を担当しています。貨物の全量がB社向けですか?

Yamada: Sorry for interrupting you, but I am having trouble hearing you. Could you slow down a little bit and repeat that for me?

山田: お話中失礼ですがあなたの言っていることが聞きづらいです。もう少しゆっくり話してくだい。そしてもう一度言ってもらえますか?

山田さんは次の議題「船の運航とスペース」に移ります。松井さんが説明しますが、オスロのアンダースが松井さんの説明を確認します。

次の話題などに移るときの便利なフレーズです。

  • move on to ~ 「~ 移動する」ですが、We will move on to the next agenda. 「次の議題に移ります」のように表現します。

相手の話していることはおおよそ理解できる場合は、下記のフレーズで確認してください。

  • Do you mean ~ ?: つまり~ですか?
  • Let me clarify ~: はっきりさせてください。
  • Let me confirm ~: 確認させてください。
  • Let me clarify what you said. Do you mean ~: あなたの話したことを確認させてください。つまり~ ですか?

Yamada: Let’s move on to the next agenda. Matsui-san, please explain your idea from operational point of view.

山田: 次の議題に移りましょう。松井さん、本船オペレーションの観点からあなたの考えを説明してください。

Matsui: Judging from cargo dimension, we have no problem to load cargo on our vessel. But, vessel space is always tight. So, we need to know cargo volume in advance.

松井: 貨物の明細から判断して船積みには問題ありません。しかし本船のスペースは常に混み合っている状態です。従って、事前に貨物量を把握する必要があります。

Anders: Let me confirm my understandingMatsui-san. Do you mean booking confirmation depends on timing of booking and cargo volume?

アンダース: 松井さん、私が理解していることを確認させてください。つまり、予約の確認は予約のタイミングと貨物量によるということですか?

Matsui: Yes, that’s right.

松井: はい、そうですね。

  • Judging from ~: ~から判断すると

電話会議は最後の議題「運賃の話し合い」に移ります。山田さんは、オスロの運賃管理担当のアンダースにA社へオファーすべき適正な運賃についての考えを聞きます。アンダースの意見について山田さんは反対意見を述べます。

以下は、反対の意見を言うときの英語フレーズです。ビジネスにおいては、相手の立場を考えて表現を和らげて言うほうがいいです。

  • That’s a good point, but I have a different idea.: それはよいポイントですが、私の考えは違います。
  • I understand you position, but sorry I don’t agree with you.: あなたの立場は理解してます。しかし、申し訳ありませんが私はあなたに同意できません。
  • I understand what you are saying, but sorry I disagree.: あなたのおっしゃていることはわかります。しかし、申し訳ありませんが私は賛成できません。

Yamada: We will move on to the final agenda. Anders, what do you think about freight rate level for this cargo?

山田: 最後の議論に移ります。アンダース、この運賃レベルについてはどう思いますか?

Anders: Well, freight rate level for this kind of cargo from Japan to USA is $160 per freight ton. I would like to keep this level. We always give customers high quality of service, which is much better than other shipping companies. This is a good reason we should keep current freight rate.

アンダース: 日本からアメリカまでのこの種の貨物の運賃レベルは、1 フレートトンにつき160ドルです。私はこのレベルを維持いたいと思います。我々は常にお客様に質の高いサービスを提供しています。これは他の船会社より優れています。このことは現状の運賃を維持すべき理由です。

Yamada: Thank you, Anders. That’s a good point and I understand your position as pricing manager, but sorry I don’t agree with you. Because, cargo volume provided by A Company is huge and 3 ~ 4 shipping companies will participate in the bidding. So, we need to offer competitive freight rate.

山田: アンダース、ありがとう。それはよいポイントですね。私はプライシングマネージャーとしてのあなたの立場はわかります。しかし申し訳ありませんが、私はあなたに同意できません。と言うのは、A社の貨物量は膨大です。そして入札には3 ~ 4の船会社が参加します。我々は競争力のある運賃をオファーする必要があります。

山田さんとアンダースの意見のくい違いがあり話し合いはまとまりません。営業と管理部門との意見の違いはどの業界でもよくあるものです。そのとき、アメリカのマイケルから提案がありました。会議の出席者の全員はマイケルの提案に賛成します。

以下は提案するときの英語フレーズです。

  • suggest  ~ 「したほうがよい」と日本語で意訳できます。学校で習うhad better は強制力を伴います。suggest は少し控えめに行動を促すときに使います。propose も「提案する」に使えますが、suggest よりも積極的に提案するニュアンスとなります。
  • I suggest that we have the meeting next week.: 来週に会議をしたほうがよいと思います。

以下は提案に賛成するときの英語フレーズです。

  • I agree with you.: 私はあなたに賛成です。
  • I totally agree with your opinion on that matter.: 私はその件では完全にあなたの意見に同意します。
  • Exactly! Sounds good.: まったくその通り!いいですね。
  • Excellent!: すばらしい!

Michael: I have just come up with a good idea. I will be in contact with Mr. Robert of B company in USA. B company is the consignee of A company. Mr. Robert is not a right person to nominate shipping company, but he has something influence with this business. I will try to get more information from him. So, I suggest that once again we have the meeting next week.

マイケル: よい考えを思いつきました。私はB社のロバート氏と連絡をとります。B社はA社の荷受会社です。ロバート氏は船会社を指名する権限はありませんが、このビジネスに何らかの影響力をもっています。私は彼からもっと情報をとろうと思います。そこで、来週にもう一度会議をしたらいいと思います。

Yamada: Excellent! I totally agree with your idea.

山田:  すばらしい!私は、全く彼の考えに賛成です。

Other attendees: Agree!

他の出席者: 賛成!

  • come up with ~: 会議中などに何かアイデアを「思いつく」はよく使われる英語フレーズです。

要約(Summary)

電話会議の話し合い内容を要約するときの英語フレーズです。

  • summarize、recap 「要約する」が決まり文句として使えます。
  • また、exchange view on ~「意見をかわす」のほか、talk about ~「話し合う」、discuss ~「議論する」が使えます。

山田さんは電話会議の話し合いを要約します。

Yamada: Well, let me summarize today’s meeting. Today, we exchanged view on 3 main items. Firstly, we have come to know the contents of the shipment of A company. Secondly, we understood that we can manage vessel operation without any problem. Finally, we discussed about freight rate, but we couldn’t come to the conclusion unfortunately.

山田: さて、今日の会議を要約します。今日は、3つの主要な項目について話し合いました。最初にA社の出荷の内容がわかりました。次に本船の運航を問題なくおこなえることを理解しました。最後に運賃について話し合いましたが、残念ながら結論に至りませんでした。

  • Firstly, secondly, finally 「最初に、次に、最後に」と順番に述べるときに便利なフレーズです。

結論(Conclusion)

会議での話し合いの結論を述べるときのフレーズです。

  • achieve「達成する」他の動詞として、meet、reach が同じニュアンスとして使えます。

山田さんは電話会議の結論としてアクションプランを述べます。

Yamada: The goal of the meeting was to decide freight rate to propose to A company, but we couldn’t reach the conclusion. Then, we decided that once again we will have the conference call on Tuesday next week.

山田: 会議の目的は、A社に提案する運賃を決めることでしたが、結論には至りませんでした。それで、来週の火曜日に再度電話会議を行うことにしました。

質疑応答(Q & A)

出席者に対し質問の有無を尋ねるときのフレーズです。

  • Does anyone have any questions?: どなたか質問はありますか?
  • Do you have any questions?: 何か質問はありますか?
  • Please don’t hesitate to asks me if you have any questions.: 質問があれば遠慮なく聞いてください。

山田さんは出席者に質問の有無を聞きます。

Yamada: Do you have any questions?

山田: 何か質問はありますか?

Elsa: What is the agenda for the next meeting?

エルサ: 次の会議の議題は何ですか?

Yamada: It is to update information and fix the fright rate.

山田: 情報を更新して運賃を決めることです。

挨拶(Greeting)

山田さんは電話会議の最後に出席者に挨拶をします。

  • 下記の例文で joining の代わりcooperation(協力)、participation(参加)、assistance(支援)が使えます。

Yamada: Thank you for joining the conference call today. I am looking forward to meeting you soon.

Have a good day!

山田: 今日は電話会議に参加していただきありがとうございます。次の会議を楽しみにしています。

よい一日を!

 まとめ

英語電話会議ではお互いに相手の表情がわからないため、司会者として会議を円滑に進めていくには、事前に十分な準備をすることが重要です。

まず電話会議の目的とアジェンダ(議題)明確してください。そして、出席者に会議の目的とアジェンダ(議題)を伝えます。そのとき、会議を行う時期を確認して日時を設定します。

また、会議の内容についての詳しい情報も伝えておきます。出席者の全員が会議の内容を十分に把握しておけば、司会者として効率的に会議を進めることができます。

そして英語電話会議のプロセスにおける必要な英語フレーズを覚えてください。これらのフレーズは決まり文句ですので、スラスラ言えるように丸暗記しましょう。

会議前に電話の通信状態を確認してください。そして電話会議中に相手の話している声が小さくまたは早口で聞こえにくい場合は、必ず聞き直すようにしてください。わからないままにしないことが大切です。

このようにして、会議のアジェンダ(議題)を話し合い、会議の最後に意思決定をすることを目指しましょう。

英語での電話会議は経験と慣れが必要です。何回も経験を積んでいくうちに、あなたは英語電話会議をより円滑に操作し進めることができるでしょう。